智慧檔案管理云平臺系統(tǒng)是以物聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術為核心,構建的智能管理、多元化管控平臺,采用跨平臺、標準的、開放的、技術成熟的、先進的應用集成技術開發(fā)的智慧檔案館檔案綜合管控云平臺,旨在搭建具有智能感知與控制,強大的檔案信息處理和服務能力,舒適、智能、安全的檔案存放環(huán)境的新型智慧檔案館。
智慧檔案管理云平臺系統(tǒng)集成了檔案管理系統(tǒng)、檔案環(huán)境智能控制系統(tǒng)、檔案智能安防系統(tǒng)。涵蓋了實體檔案數(shù)字化,從電子檔案到實體檔案的收集、管理、存放、利用的一體化管理,檔案庫房環(huán)境智能控制管理和檔案安全管理等方方面面。既滿足各級檔案館對電子檔案的業(yè)務管理需要,也滿足了各級檔案館對實體檔案的業(yè)務管理需求。智慧檔案管理云平臺系統(tǒng)在庫房環(huán)境管理、庫房安全管理等方面的先進性,是實體檔案安全存放的堅強后盾。
檔案數(shù)字化以后，對檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。
首先，檔案數(shù)字化能有效地保護檔案原件。
1.代替原件使用,把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間。
2.數(shù)字化副本分地保存。對那些需要長期或永久保存的重要檔案，可以用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。有些檔案材料由于紙張、字跡和保管條件等因素，字跡出現(xiàn)了模糊擴散或褪變。這種檔案可以經(jīng)過計算機掃描技術生成數(shù)字影像，再利用計算機圖像處理技術就可以恢復模糊褪變字跡，其次，檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。
檔案的數(shù)字化副本以其積極的、動態(tài)的特性改變了長久以來的檔案利用方式
1.不再受“孤本”的限制。
2.異地調閱，數(shù)字影像文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。
3.“時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。
二、檔案數(shù)字化流程及細節(jié)
1．資料移交
首先要將資料從檔案室移交到加工現(xiàn)場的臨時庫房。在轉移之前，雙方共同在資料室完成資料的逐冊清點工作，并登記承接時間、總冊數(shù)，并有雙方負責人在清單上簽字。清點交接工作必須認真仔細，逐筆核對，不允許出現(xiàn)任何差錯。這些信息作為資料歸還時檢查的參考依據(jù)。本步驟完成后，將會形成《移交清單》。
2．資料拆分
資料的整理和拆分時，資料拆分人員按照《資料拆分工作說明書》的要求進行資料拆分工作，并填寫移交清單（此移交清單是資料拆分人員和項目經(jīng)理共同填寫）簽字后領取并進行資料拆分。
3．資料掃描
原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準要求掃描。資料掃描設置專業(yè)崗位和補掃崗位；補掃崗位主要負責改正圖像質檢發(fā)現(xiàn)的問題。
通過掃描，紙質資料數(shù)字化為電子資料。本步驟是資料數(shù)字化的核心和基礎，直接影響對于紙質資料獲取數(shù)字化信息的好壞。
掃描過程對掃描后的文件質量影響主要參數(shù)是：掃描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存儲格式（JPG、TIFF、PDF）、明暗度和對比度。
按照技術指標，掃描時應根據(jù)資料紙張的質地，底色，薄厚程度，可拆或不可拆制定掃描方案，確保在掃描圖像質量清晰的情況下，使原件完好無損。
4．圖像處理
掃描后的原始圖像需要進行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)掃描后的具體情況，圖像要進行如下處理：圖像旋轉、校正還原，以符合閱讀習慣；圖像去原始信息外臟點、斑點去除，如去黑點、黑線、黑框、黑邊等。處理過程中應遵循保持原貌的原則。
5．插圖頁面處理
資料中有插圖的要在掃描時對掃描閥值做相應調整，如黑插圖用灰度掃描不清楚時，應該用其他色彩掃描，在保持原始頁面信息的同時使圖像清晰可辯。
6．圖像質檢
圖像質檢設置崗位由項目經(jīng)理兼任，負責每天抽檢比例不低于圖像處理總量的10%；
圖像質檢也是對掃描工序的第二次校驗（二校），主要對兩方面的情況進行檢查：
圖像數(shù)量：對處理的圖像數(shù)量是否同原書數(shù)量一致、圖像是否存在重掃、漏掃的情況。
圖像質量：對圖像是否清晰、可閱讀，是否字跡斷連、字跡過深，是否達到掃描要求的分辨率。
對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號及頁數(shù)進行對比，對掃描前的圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數(shù)進行對比，發(fā)現(xiàn)不合格的登記清單并退回上一流程重新處理。
7．資料裝訂還原
資料圖像成品檢查合格后，移交客戶前需要裝訂還原，根據(jù)原稿拆分時的情況按照騎馬釘、斜釘、書式塑料裝訂等方式裝訂還原。
8．圖像與索引掛接
文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品，按年度進行文字圖像與系統(tǒng)的掛接，不需手工掛接即可實現(xiàn)文本與圖像頁與系統(tǒng)的掛接。掛接到檔案管理系統(tǒng)中后，進行再次的成品驗收，對各種使用習慣逐頁進行檢驗，驗收合格后移交驗收小組驗收。
8．數(shù)據(jù)移交
通過網(wǎng)絡傳輸或硬盤方式移交成品數(shù)據(jù)。成品數(shù)據(jù)包括：單層PDF文件、TIFF圖像、《備注說明》（原書出現(xiàn)殘缺、重頁、水淹、火燒、圖像不清、空白頁、插頁、插圖，提交數(shù)據(jù)的總數(shù)與原書的總數(shù)不一致等情況）文檔。
9．檔案數(shù)字化加工流程
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資料交接（填寫移交清單雙方簽字）和查重（重復資料的審核，客戶確認后剔除）→→資料拆卷（起釘、書式塑料金屬裝訂物剔除），檢查紙張情況及內容書寫清晰度→→資料分頁掃描（按厚薄、顏色、閥值調整掃描參數(shù)）→→圖像修圖（糾偏、校正、清晰度調整、裁邊）→→圖像質檢及無損壓縮（多頁TIF或PDF成品壓縮）→→圖像命名（PDF命名格式、命名字段規(guī)則）→→資料裝訂還原（騎馬釘、斜釘、書式塑料裝訂、書式金屬圈裝訂等）→→圖像與索引掛接→→資料移交（按移交表清點無誤后雙方簽字確認裝箱）→→數(shù)據(jù)備份（硬盤或服務器雙備份）→→成品驗收（按批次打印加工臺賬清單，移交目錄造冊；客戶驗收通過簽訂驗收合格書）
